I N T R O D U C C I Ó N
Este trabajo presenta varios puntos referentes a la
administración de proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un
fin exitoso.
Se exponen el significado de la administración de
proyectos dentro de las organizaciones actuales, su importancia, funciones y se
explica por qué se le considera una solución al problema surgido del incremento
de operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.
También se hace mención al papel que cumple un
administrador de proyectos dentro de una organización y las tareas que lleva a
término para la realización de las metas propuestas.
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
Es la planeación, organización, dirección y control
de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proyectos
ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir
actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de
administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos
particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo,
materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran
importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde
proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos
críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo
beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración procura siempre el máximo
aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las
principales funciones de la administración se engloban en planeación,
organización, dirección y control.
La organización realiza actividades en grupo, de
asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a
cabo las actividades.
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve
para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican y explican los objetivos a los
subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para
llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene
un ambiente motivacional.
Por último se encuentra el control, que se encarga
de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
¿QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS?
El administrador de proyectos puede ser definido
como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos
hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un
conjunto de circunstancias único en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensión del
administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera
independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe
dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar
políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto
mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y
mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento
adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a través de decisiones
orientadas al objetivo.
Además, el administrador de proyecto debe resolver
las siguientes preguntas:
* ¿Qué se va a hacer?
* ¿Cuándo se va a hacer?
* ¿Por qué se va a hacer?
* ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?
* ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de proyectos es
importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para
excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y
relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el liderazgo necesario
para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Es
la planificación de organizar un proyecto asía un futuro, de
operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más
enfocada a metas específicas.
La administración de proyectos es una respuesta a
esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo
el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una
extensión del administrador general.
Un resultado que puede ser obtenido de diversas
formas: salidas, documentos, ideas, etc. Por ejemplo, de un proyecto de
investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si
existe o no una tendencia, o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.